Privacyverklaring voor bedrijven

Ofrt.nl is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van contactpersonen, zakelijke gebruikers, samenwerkingspartners en sollicitanten via de bedrijfswebsite en het ofrt.nl-portaal.

Bedrijfsnaam

ofrt.nl

KvK-nummer

96520477

BTW-nummer

NL867645611B01

Adres

Hoogveen 7, 9501 XK Stadskanaal

Voor privacyvragen of een verzoek over uw gegevens gebruikt u het zakelijke contactformulier.

Welke gegevens we verwerken hangt af van de zakelijke dienst die u gebruikt.

• Registratie en bedrijfsaccount: bedrijfsnaam, KVK-nummer, vestigingsgegevens, naam en contactgegevens van de contactpersoon, accountgegevens en uw akkoord met de voorwaarden.
• Diensten en werkgebied: gekozen leadcategorieën, specialisaties, regio’s, capaciteit, voorkeuren en informatie die u over uw bedrijf verstrekt.
• Kennismaking en contact: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, afspraakgegevens, onderwerp en bericht.
• Facturatie en samenwerking: contract-, factuur-, betaal- en administratieve gegevens en communicatie over geleverde diensten of reclamaties.
• Opdrachten en partners: contactgegevens, woonplaats, profiel- of portfoliolink en motivatie of informatie over een mogelijke samenwerking.
• AI-chat: uw chatberichten en eerdere antwoorden in hetzelfde gesprek. Persoonsgegevens van uw klanten, wachtwoorden en betaalgegevens horen niet in de chat.
• Technische beveiliging: IP-adres, tijdstip en beperkte technische gegevens die nodig zijn voor toegang, beveiliging, foutonderzoek en het voorkomen van misbruik.

• Om uw registratie te beoordelen en een zakelijk account te beheren;
• Om leads of afspraken volgens uw gekozen diensten, regio en voorkeuren te leveren;
• Om kennismakingsafspraken, contactvragen en reclamaties af te handelen;
• Om overeenkomsten, facturatie en administratie uit te voeren;
• Om op uw verzoek vragen via de AI-chat te beantwoorden;
• Om bedrijfsgegevens in het KVK-register te controleren;
• Om de dienstverlening te beveiligen, misbruik te voorkomen en problemen op te lossen;
• Om te voldoen aan wettelijke administratie- en bewaarplichten.

We verwerken gegevens wanneer dat nodig is voor uw verzoek, de voorbereiding of uitvoering van een zakelijke overeenkomst of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Voor beveiliging, kwaliteitsbewaking en het verbeteren van de dienst gebruiken we ons gerechtvaardigd belang, voor zover uw belangen niet zwaarder wegen. Waar toestemming nodig is, vragen we die vooraf.

Gegevens kunnen worden verwerkt door partijen die nodig zijn voor hosting, e-mail, het portaal, planning, administratie en beveiliging. Voor controle van bedrijfsgegevens gebruiken we waar van toepassing het KVK-register. We delen alleen wat voor de betreffende taak nodig is en maken passende afspraken met dienstverleners.

Als u de AI-chat gebruikt, sturen we uw gesprek naar de OpenAI API om een antwoord te maken. Alleen het openen van de chat verstuurt nog geen gesprek. Deel in de chat geen persoonsgegevens van klanten of andere gevoelige gegevens.

We verkopen de persoonsgegevens van zakelijke contactpersonen niet en gebruiken ze niet voor ongerelateerde marketing.

Gegevens uit een registratie, kennismakingsformulier of contactformulier bewaren we maximaal drie maanden na ontvangst of, als er daarna nog inhoudelijk contact is, maximaal drie maanden na het laatste contact. Daarna verwijderen of anonimiseren we deze gegevens, tenzij ze nodig zijn voor een actieve samenwerking.

Account- en samenwerkingsgegevens bewaren we zolang het account of de samenwerking actief is. Contract-, factuur- en betaalgegevens bewaren we langer wanneer de wet dat verplicht. Beveiligingsgegevens bewaren we zo kort mogelijk.

Chatgesprekken bewaren we niet in onze eigen database. Het gesprek blijft in het geheugen van de geopende pagina totdat u een nieuw gesprek start of de pagina verlaat of herlaadt. We schakelen de opslag van antwoorden bij de AI-dienst uit. OpenAI kan voor misbruikcontrole wel gegevens bewaren: standaard tot 30 dagen, met uitzonderingen voor wettelijke verplichtingen of het voorkomen van schade. Lees daarover meer in de informatie over gegevensverwerking bij OpenAI.

Wanneer uw bedrijf een consumentenaanvraag ontvangt, wordt uw bedrijf zelfstandig verantwoordelijk voor de verdere verwerking van die gegevens. Gebruik de gegevens alleen om de betreffende aanvraag op te volgen, beveilig ze passend, beperk de toegang tot bevoegde medewerkers en verwijder ze zodra ze niet meer nodig zijn, rekening houdend met wettelijke bewaarplichten.

Doorverkoop, verstrekking aan onbevoegde derden en gebruik voor ongerelateerde marketing zijn niet toegestaan. De zakelijke algemene voorwaarden bevatten de verdere afspraken.

De website gebruikt alleen technisch noodzakelijke opslag voor beveiliging en werking van formulieren, zoekfuncties en het portaal. We gebruiken op dit moment geen advertentie- of trackingcookies. Lees meer in ons cookiebeleid.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, onbevoegde toegang en misbruik. Als een dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen we voor een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen.

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. U kunt ook bezwaar maken of een eerder gegeven toestemming intrekken. Gebruik daarvoor het zakelijke contactformulier. We kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Komt u er met ons niet uit, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of de regels veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren we zakelijke gebruikers via het portaal of via hun bekende contactgegevens.